Cum reduceţi cu 30% consumul de hârtie?

Ionuţ Arsene, Project Manager SIVADOC, în cadrul SIVECO Romania, vorbeşte despre piaţa soluţiilor de management al documentelor.

1. Cum se prezintă piaţa soluţilor de management a documentelor (DM) pe timp de criză? Ce se întâmplă cu cererea? Mai sunt interesate companiile să implementeze astfel de soluţii? Care sunt factorii care au generat atitudinea actuală a organizaţiilor şi companiilor vis-a-vis de adoptarea soluţiilor DM?

Ionuţ Arsene: Cererea de aplicaţii software destinate gestionării eficiente este influenţată pozitiv de contextul economic actual, în care reducerile de costuri reprezintă obiectivul principal al majorităţii companiilor.

Soluţiile de management al documentelor aduc beneficii substanţiale atât companiilor care operează un volum însemnat de acte, cât şi instituţiilor publice care vor să-şi eficientizeze activitatea, ajutându-le în acelaşi timp să ofere cetăţenilor servicii mai bune şi mai rapide.

Experienţa SIVECO Romania în implementarea soluţiei proprii de management al documentelor, fluxurilor de lucru şi arhivei electronice SIVADOC susţine aceste obiective. SIVADOC reprezintă o investiţie cu rezultate atât pe termen scurt cât şi pe termen lung, asigurând reducerea cu cel puţin 30% a consumului de hârtie, reducerea cu 45% a timpului alocat de manageri documentelor şi cu 15% a costurilor cu procesarea documentelor, alături de alte importante avantaje.

2. Cum aţi caracteriza evoluţia afacerilor SIVECO Romania pe zona de Document Management în ultimele 12 luni? Care sunt cele mai recente proiecte derulate de SIVECO Romania pentru soluţia SIVADOC?

Ionuţ Arsene: Utilitatea serviciilor de arhivare electronică este binecunoscută în rândul companiilor, chiar dacă o parte dintre acestea continuă încă să folosească metode tradiţionale de stocare a informaţiilor. Mai ales în adminstraţia publică lucrul cu documentele fizice este preponderent.

În ultimele 12 luni, compania noastă a implementat sau este în curs de implementare a soluţiei SIVADOC la patru noi beneficiari interni - atât instituţii publice cât şi private - care dispuneau de un volum mare de documente şi care aveau nevoie de fluidizarea activităţii şi implicit de eficientizare a cheltuielilor. În contextul optimizării proceselor de lucru ale unei instituţii, SIVADOC poate funcţiona atât ca sistem independent pentru gestiunea documentelor, fluxurilor şi arhivei electronice, dar şi integrat nativ cu pachetul informatic SIVECO Applications 2011 şi soluţia de analiză managerială SIVECO Business Analyzer.

3. Ce tip de companii (mari, IMM-uri) mai generează cerere în zona DM şi din ce sectoare ale economiei provin acestea?

Ionuţ Arsene: Este vorba îndeosebi de organizaţii care rulează un volum mare de documente, atât din domeniul privat cât şi public. Un interes deosebit este arătat de instituţiile publice - primării, consilii judeţene, prefecturi, agenţii naţionale, dar şi de companii din domenii precum Producţie, Utilităţi, Distribuţie şi din domeniul Bancar.

4. Care sunt caracteristicile soluţiei SIVADOC?

Ionuţ Arsene: Aplicaţia de management al documentelor, fluxurilor de lucru şi arhivei electronice SIVADOC de la SIVECO Romania are ca scop central fluidizarea şi automatizarea circuitului de documente, indiferent de forma şi suportul acestora.

SIVADOC rezolvă problemele critice ale organizaţiilor privind: arhivarea electronică, fluxurile de lucru, respectarea termenelor limită, căutarea şi regăsirea documentelor, securitatea şi lucrul colaborativ la documente.

Prin intermediul SIVADOC, toate informaţiile sunt accesibile direct din sistemul informatic, oferindu-se inclusiv facilităţi de sintetizare a informaţiei sub formă de rapoarte în format text sau grafic (pie-charts, grafice cu bare sau puncte, etc.). Implementarea SIVADOC la nivelul organizaţiei va conduce la creşterea calităţii procesării documentelor, la reducerea arhivei fizice de documente şi a spaţiului de stocare a acesteia.

SIVADOC funcţionează pe oricare dintre sistemele de gestiune a bazelor de date renumite (Oracle, Microsoft SQL Server sau PostGresSQL). Tot din raţiuni legate de flexibilitate, SIVADOC a fost proiectat astfel încât să poată funcţiona atât pe sistemul de operare Microsoft Windows, cât şi în mediul Linux.

Pentru documentele în format tipărit soluţia oferă mecanisme de scanare şi extragere a informaţiilor de tip OCR (Optical Character Recognition), iar pentru documentele ce intră în format electronic se utilizează mecanisme de integrare cu sisteme de mesagerie electronică, de management al mesajelor fax, precum şi facilităţi de încărcare automată a documentelor salvate în anumite directoare. De asemenea, asigură integrarea cu aplicaţiile Microsoft Office şi integrarea în mediul de lucru Microsoft Windows.

5. Care sunt principalele beneficii pe care le-a adus companiilor adoptarea soluţiei SIVADOC (din feed-back-ul primit de SIVADOC de la acestia)?

Ionuţ Arsene: SIVADOC, soluţia de management al documentelor de la SIVECO Romania, asigură avantaje importante companiilor:

• Permite centralizarea şi punerea la dispoziţia întregii organizaţii a tuturor documentelor, indiferent de modul de intrare al acestora în sistem sau de natura lor (documente de tip text, mesaje electronice, faxuri, documente scanate, imagini);
• Reprezintă o modalitate flexibilă de organizare a documentelor organizaţiei pe o structură arborescentă, asemănătoare unui sistem de fişiere standard - sertare, dosare şi documente;
• Generează documentele în formate standardizate;
• Adaptează mecanismele de căutare simplă sau căutare avansată la orice nivel de cunoştinţe în utilizarea calculatorului, precum şi la necesităţile de a realiza filtrări bazate pe criterii de complexităţi diverse;
• Permite accesul securizat la orice nivel al Depozitului de documente, fie că acesta este sertar, dosar sau document;
• Asigură reducerea spaţiului de stocare prin transpunerea documentelor din fondul arhivistic în format electronic;
• Menţine în siguranţă documentele din arhivă fără riscul deteriorării acestora;
• Reflectă în mod fidel, prin facilităţile de administrare, modul de organizare şi activitatea desfăşurată, asigurând protecţia informaţiilor atât în cadrul organizaţiei, cât şi în exterior;
• Accelerează şi creşte eficienţa proceselor organizaţionale;
• Îmbunătăţeşte calitatea procesării informaţiei în organizaţie;
• Îmbunătăţeşte imaginea organizaţiei prin utilizarea unor documente standardizate, prin tratarea problematicilor similare prin fluxuri bine stabilite şi respectarea unor reguli,.
• Prin posibilitatea utilizării documentelor semnate electronic se dă documentelor electronice aceeaşi valoare legală cu cea a documentelor în format fizic.

Între beneficiile cuantificabile pot fi menţionate:

• Reducerea cu cel puţin 30% a consumului de hârtie ca urmare a circulaţiei şi stocării în format electronic a documentelor între departamente sau către/de la partenerii externi.
• Reducerea cu 45% a timpului alocat de manageri pentru procesarea documentelor
• Reducerea cu 15% a costurilor cu tipărirea documentele, şi a activităţilor adiacente (aprovizionarea şi gestiunea materialelor consumabile necesare tipăririi).

6. Zona publică este una specială în ceea ce priveşte DM. Ce-i lipseşte pentru a deveni unul dintre cei mai importanţi piloni ai zonei soluţiilor de management al documentelor? Ce ne puteţi spune despre ceea ce s-a întâmplat deja în zona publică în ceea ce priveşte adoptarea de soluţii DM? Cum se prezintă România din acest punct de vedere?

Ionuţ Arsene: Zona publică care gestionează un număr impresionant de documente are nevoie uriaşă de astfel de soluţii informatice care pot schimba radical activitatea, în bine.

Există o uriaşă oportunitate pentru dezvoltarea de proiecte în administraţia locală şi centrală finanţabile din fonduri structurale.

Compania noastră a implementat sistemul de gestiune a documentelor, fluxurilor de lucru şi arhivei electronice - SIVADOC în numeroase instituţii, între care menţionăm STX RO Offshore Tulcea (fost AKER Tulcea), Universitatea Dunărea de Jos din Galaţi, Universitatea Constantin Brâncuşi din Târgu-Jiu, CONGAZ Constanţa, Primăria Municipiului Bucureşti.

Pentru implementarea făcută la AKER Tulcea, SIVECO Romania a primit în 2010 titlul de Finalist la European IT Excellence Awards 2010, la categoria Solution Provider.

Beneficiile obţinute de clienţii noştri sunt semnificative. De exemplu, la Primăria Municipiului Bucureşti, s-au obţinut următoarele avantaje:

• Îmbunătăţirea productivităţii în procesarea documentelor şi reducea masivă a costurilor prin minimizarea timpilor necesari regăsirii documentelor sau a refacerii lor;
• Facilitarea luării deciziilor prin punerea la dispoziţie a informaţiilor relevante persoanelor care le solicită, atunci când acestea le sunt necesare;
• Îmbunătăţirea colaborării angajaţilor prin furnizarea unor instrumente de acces în comun la date;
• Definirea fluxurilor de lucru ale PMB, fiind astfel asigurată trasabilitatea parcursului documentelor şi putând fi măsurată eficienţa fluxurilor de comunicare şi procesare;
• Îmbunătăţirea securităţii prin controlul accesului la informaţii.

Implementarea Sistemului de management al documentelor, SIVADOC, a condus la identificarea posibilităţilor de creştere a eficienţei în fluxurile de comunicare şi la declanşarea unor propuneri de modificare a modului actual de desfăşurare a activităţii în anumite aspecte.