16 motive pentru care merită să vă administraţi documentele în regim informatizat | SIVECO Romania

16 motive pentru care merită să vă administraţi documentele în regim informatizat

Joi, Iulie 16, 2009

Cum asigură SIVADOC scăderea costurilor de procesare a documentelor?

Bucureşti, 29 iulie 2009 - Numărul documentelor generate de organizaţii este din ce în ce mai mare. Specialiştii susţin că o dată la 3,5 ani volumul documentelor pe suport de hârtie dintr-o organizaţie se dublează, astfel că în absenţa unei gestionări unitare a întregului flux de documente se pot produce blocaje sau întârzieri în realizarea activităţilor.

Managementul informatizat al documentelor poate deveni, aşadar, un avantaj însemnat în contextul concurenţial actual.

SIVADOC, soluţia de management al documentelor de la SIVECO Romania, asigură 16 avantaje importante:

1. Permite centralizarea şi punerea la dispoziţia întregii organizaţii a tuturor documentelor, indiferent de modul de intrare al acestora în sistem sau de natura lor (documente de tip text, mesaje electronice, faxuri, documente scanate, imagini);
2. Reprezintă o modalitate flexibilă de organizare a documentelor organizaţiei pe o structură arborescentă, asemănătoare unui sistem de fişiere standard - sertare, dosare şi documente;
3. Generează documentele în formate standardizate;
4. Adaptează mecanismele de căutare simplă sau căutare avansată la orice nivel de cunoştinţe în utilizarea calculatorului, precum şi la necesităţile de a realiza filtrări bazate pe criterii de complexităţi diverse;
5. Oferă pentru documentele în format tipărit mecanisme de scanare şi extragere a informaţiilor de tip Optical Character Recognition, iar pentru documentele ce intră în format electronic se utilizează mecanisme de integrare cu sisteme de mesagerie electronică, de management al mesajelor fax, precum şi facilităţi de încărcare automată a documentelor salvate în anumite directoare;
6. Asigură integrarea cu aplicaţiile Microsoft Office şi integrarea în mediul de lucru Microsoft Windows;
7. Permite accesul securizat la orice nivel al Depozitului de documente, fie că acesta este sertar, dosar sau document;
8. Asigură reducerea spaţiului de stocare prin transpunerea documentelor din fondul arhivistic în format electronic;
9. Menţine în siguranţă documentele din arhivă fără riscul deteriorării acestora;
10. Reflectă în mod fidel, prin facilităţile de administrare, modul de organizare şi activitatea desfăşurată, asigurând protecţia informaţiilor atât în cadrul organizaţiei, cât şi în exterior;
11. Funcţionează pe oricare dintre sistemele de gestiune a bazelor de date renumite (Oracle, Microsoft SQL Server sau IBM DB2). Tot din raţiuni legate de flexibilitate, SIVADOC a fost proiectat astfel încât să poată funcţiona atât pe sistemul de operare Microsoft Windows, cât şi în mediul Linux;
12. Accelerează şi creşte eficienţa proceselor organizaţionale;
13. Îmbunătăţeşte calitatea procesării informaţiei în organizaţie;
14. Îmbunătăţeşte imaginea organizaţiei prin utilizarea unor documente standardizate, prin tratarea problematicilor similare prin fluxuri bine stabilite şi respectarea unor reguli, păstrarea coerenţei informaţiilor expuse prin web site-ul organizaţiei.
15. Reduce cu cel puţin 30% consumul de hârtie ca urmare a circulaţiei şi stocării în format electronic a documentelor între departamente sau către/de la partenerii externi.
16. Prin posibilitatea utilizării documentelor semnate electronic se dă documentelor electronice aceeaşi valoare legală cu cea a documentelor în format fizic.

"Beneficiarii acestor avantaje sunt atât companiile, ale căror costuri de procesare a documentelor scad semnificativ, dar şi clienţii, care vor beneficia de servicii mai rapide şi mai eficiente", afirmă Radu Lazăr, responsabil SIVADOC, în cadrul SIVECO Romania.