Cum se poate reduce procesul de aprobare a documentelor de la săptămâni, la numai câteva ore | SIVECO Romania

Cum se poate reduce procesul de aprobare a documentelor de la săptămâni, la numai câteva ore

Miercuri, Aprilie 23, 2014

Soluţia SIVADOC pentru managementul documentelor este un instrument de lucru util pentru gestionarea documentelor curente sau a celor din arhivă.

În activitatea de zi cu zi a companiilor, tot mai complexă şi mai complicată, este necesar un sistem informatic care să asigure organizarea riguroasă şi accesul rapid la documente, indiferent de natura acestora. Principalul beneficiu constă în creşterea exponenţială a eficienţei angajaţilor, iar procesul de aprobare a documentelor se reduce – de la săptămâni, la ore. În cazul companiilor cu mai multe sucursale, scad semnificativ costurile operaţionale şi timpul de aprobare a documentelor, deoarece nu mai este necesară transmiterea documentelor prin curier de la o sucursală la alta sau la sediul central.

Soluţia informatică SIVADOC oferă o platformă comună, care asigură monitorizarea, securitatea, circulaţia şi arhivarea tuturor documentelor din activităţile curente ale organizaţiilor. Ionuţ Arsene, Manager de Produs SIVADOC în cadrul departamentului Customized Application Development la SIVECO, a răspuns întrebărilor despre beneficiile şi riscurile implementării unui sistem informatic de management al documentelor.


Care sunt riscurile şi care sunt avantajele introducerii sistemului informatic de gestiune a documentelor în cadrul unei firme?

Sistemul SIVADOC pentru managementul documentelor şi a fluxurilor de lucru aduce avantaje numeroase comparativ cu modalitatea tradiţională de organizare şi arhivare a documentelor. Prin adoptarea acestei soluţii, o companie va reduce substanţial spaţiul de stocare a documentelor, în acelaşi timp previne pierderea informaţiilor în cazul unor calamităţi sau în cazul în care calculatoarele se defectează. Pentru documentele electronice se pot realiza copii de siguranţă pentru a le plasa în locaţii diferite, ceea ce minimizează riscul pierderii arhivei şi asigură recuperarea informaţiilor.

Documentele existente în sistem pot fi regăsite rapid din meniul de căutare simplă sau avansată folosind cuvinte cheie, atribute, autor. De asemenea, utilizatorul poate salva șabloane de căutare, pentru o utilizare ulterioară.


Câte companii deţin această soluţie?

Avem mulți clienţi, care activează în domenii de activitate diverse, atât din sectorul public, cât și din cel privat. Soluţia noastră poate fi adaptată tuturor companiilor care gestionează zilnic documente. Suntem foarte mândri de faptul că beneficiarii de până acum ai soluţiei s-au declarat mulțumiţi de produs, în special pentru controlul riguros al documentelor şi pentru accesul rapid la informaţii. Pentru SIVADOC am primit recunoaşteri internaţionale, cea mai recentă nominalizare fiind chiar de anul acesta la European IT Excellence Awards, unde am primit titlul de finalist la categoria Information & Document Management pentru soluţia implementată la Agenţia Naţională pentru Ocuparea Forţei de Muncă – proiectul GREEN.


Soluţia SIVADOC poate fi integrată cu aplicaţii utilizate în mediul de lucru curent?

Da, simplitatea în utilizare și integrarea cu cele mai des folosite aplicaţii de către angajaţii unei companii (suite Office, email Outlook/Lotus Notes, Windows, orice browser Internet) reprezintă premisele pe baza cărora produsul funcționează la clienții actuali. De altfel, soluţia SIVADOC este gândită pentru preluarea informaţiilor din sistemele de mesagerie electronică, dar şi pentru lucrul cu documente de pe platforme mobile/tablete (vizualizare, adnotări, transmitere pe flux etc). Informațiile din documentele tipărite sunt extrase, după scanare, prin mecanismul Optical Character Recognition (OCR). Iar integrarea, pe baza standardului WebDAV, cu Windows Explorer și cu aplicațiile din pachetul Microsoft Office permite utilizatorului să realizeze şi să editeze documentele chiar din mediul de lucru Office curent, fără să mai fie nevoie de o perioadă de tranziţie către noul sistem informatic.


Cum este asigurată securitatea accesului la informaţii?

De-a lungul celor 11 ani de existenţă a produsului SIVADOC, au fost depuse mari eforturi pentru a crea un sistem complet, robust şi mai ales sigur. Utilizatorii au acces controlat la documente, în funcţie de drepturile de acces şi de rolul în cadrul organizaţiei şi pot lucra numai pe acele documente care le sunt necesare pentru îndeplinirea activităților. Angajații care călătoresc mult au și ei acces la toate documentele, în mod securizat, din afara companiei, inclusiv de pe terminale mobile sau tablete.

Sistemul oferă flexibilitate foarte mare şi acces rapid la documente pentru toţi utilizatorii, un lucru esențial pentru a fi competitiv în contextul concurențial actual.


Beneficiile SIVADOC

  • Practic
  • Standardizat
  • Sigur
  • Sincronizat
  • Costuri reduse

Știați că…

  • 80% dintre angajați consumă în medie 30 de minute pe zi căutând informații
  • 60% petrec o oră sau mai mult recreând documente care există deja
  • Prin folosirea unei soluții informatizate a documentelor, gradul de îmbunătățire a activității crește cu cel putin 50%
  • Aprobarea documentelor se reduce de la săptămâni, la ore.

Sursa: www.ittrends.ro