GRIRO SA

PREMISE

GRIRO SA este cel mai mare producător din România de utilaje tehnologice complexe folosite în domenii ca Petrol şi Gaze, Chimie şi Îngrăşăminte, Energie, Mediu sau Metalurgie. Având o tradiție industrială de peste 100 de ani, GRIRO se plasează astăzi în rândul producătorilor renumiți de utilaje tehnologice din lume.

Sistemul de producție al GRIRO este de "Proiectare la comandă" (Engineering-To-Order) sau "Producție pe bază de proiect". Produsele companiei includ reactoare şi coloane de proces, vase sub presiune, schimbătoare de căldură, răcitoare cu aer, preîncălzitoare, condensatoare şi tamburi de abur.

În trecut, compania folosea anumite aplicaţii informatice pentru gestionarea activităţii, însă nu avea un sistem informatic integrat care să răspundă tuturor cerinţelor sale, iar managementul identificase şi necesitatea implementării de soluţii Business Intelligence ca suport pentru procesul decizional.

Pentru a-şi creşte competitivitatea pe o piaţă în continuă schimbare, managementul companiei a identificat necesitatea creării unui instrument care sa asigure performanţa GRIRO, prin crearea unui sistem informatic apt să optimizeze funcționarea tuturor structurilor organizatorice, pe toate nivelurile.

CERINŢELE CLIENTULUI

• flexibilitate, modularitate, trasabilitate, securitate, scalabilitate
• gestionarea datelor structurate şi nestructurate şi a documentelor
• gestionarea fluxurilor de lucru, permițând rutarea sarcinilor şi a documentelor asociate pentru a susține activitatea zilnică
• definirea fluxurilor informaționale procedurate şi configurate în funcție de responsabilitatea utilizatorilor
• integrarea tuturor activităților de business, de bază şi suport
• transparenţa datelor în cadrul organizației şi îmbunătățirea procesului decizional
• instrument adecvat în planificarea flexibilă şi de urmărire eficientă a activităților în toate compartimentele funcționale
• sistem coerent, comprehensiv, puternic şi rapid de înregistrare, prelucrare şi de analiză a datelor şi informațiilor
• instrument "inteligent" de obținere a indicatorilor de performanță si de analiză, specifici oricărui domeniu funcțional, elaborare de prognoze, scenarii "what-if" într-un interval de timp optim.

FUNCŢIONALITĂŢI

• Elaborarea ofertelor pentru diferite tipuri de produse
• Definirea flexibilă a formulelor pentru efectuarea antecalculațiilor de cost
• Versionarea ofertelor
• Rularea antecalculațiilor cu posibilitatea modificării unor coeficienți direct în ecranul de ofertare
• Obținerea rapidă a antecalculațiilor după diferite metodologii aplicabile în funcție de tipurile de produse fabricate
• Evidențierea detaliată a elementelor unei oferte / cotații, cu ajutorul raportului “Desfășurătorul ofertei”
• Analiza sintetică a ofertelor / cotațiilor cu ajutorul raportului “Rezumatul ofertei”
• Definirea interactivă, cu sistem de codificare propriu GRIRO, a subansamblelor şi a reperelor
• Utilizarea proprietăților dimensionale în calculul masei brute
• Generarea raportului particularizat “Fişa de evidență a reviziilor constructive”
• Generarea listei de operații în funcție de tipul de utilaj şi împărțirea orelor manoperă pe locuri de muncă şi meserii specifice GRIRO
• Asocierea automată a tehnologiilor la versionarea acestora
• Emiterea centralizatorului de materiale pe baza datelor din proiectarea constructivă
• Emiterea listei manoperei
• Emiterea concentratoarelor pe servicii şi a concentratoarelor pe repere pentru urmărirea ulterioară a fabricației
• Genrarea "Fişei de evidenţă a reviziilor tehnologice"
• Utilizarea lansărilor parțiale pentru produsele complexe
• Generarea automată a necesarelor de materiale în aplicația de stocuri
• Asocierea automată a resursei colective (definită pe loc de muncă / meserie GRIRO)
• Preluarea automată a tarifului manoperei din ofertare, pentru costul planificat cu manopera
• Generarea documentelor particularizate specifice lansării in fabricație: dispoziții de lucru, fişe de urmărire, bonuri de consum, centralizatoare de bonuri de consum, centralizatoare de manoperă
• Urmărirea consumului de manoperă centralizat şi detaliat, prin rapoarte particularizate: centralizator de manoperă, raport de lucru, raport particularizat "Material Schedule", raport particularizat "Materials List", raport particularizat "Lista materialelor înlocuite pe comenzi"
• Gestionarea nomenclatoarelor de produse pe grupe şi categorii de produse utilizând proprietăți (atribute) dimensionale şi calcul automat al factorului de conversie la masă
• Anularea automată a necesarelor de material, cererilor de achiziție şi a rezervărilor la efectuarea derogărilor (înlocuirilor de material)
• Calculul disponibilului de stoc şi generarea cererilor de achiziție ţinând cont, sau nu, de stocul disponibil
• Generarea de rapoarte stocuri particularizate: Centralizator de materiale si legătura cu fluxul de achiziții, Consum de metal si consum de materiale (cumulat si detaliat), Lista rezervărilor, Stoc la data
• Analiza procedurilor de achiziție pe fluxuri simplificate şi complete
• Generarea cererilor de ofertă cu centralizare din mai multe cereri de achiziție şi preluarea proprietăților specificate la producție
• Generarea rezervărilor şi preluarea proprietăţilor specifice la nivel de articol şi de lot
• Generarea comenzilor de achiziție cu centralizare din mai multe cereri de achiziție şi preluarea proprietăților specificate la producție
• Proceduri de gestionare a cererilor de ofertă către furnizori, înregistrarea ofertelor de la furnizori, lansarea comenzilor de achiziție cu gestionarea completă a proprietăților specifice
• Generarea de rapoarte particularizate stocuri – achiziții "Analiza necesarelor"

Soluţia de Business Intelligence, SIVECO Business Analyzer, oferă suport echipei de management a GRIRO în identificarea tendinţelor importante ale pieţei, în procesul decizional pentru planificarea, urmărirea şi controlul activităţilor şi pentru adoptarea de strategii pentru controlul costurilor sau creşterea profitului.

SIVADOC, sistemul de gestiune a documentelor şi fluxurilor de lucru, oferă o platformă comună pentru a conectarea oamenilor, proceselor şi informaţiilor. Sistemul accelerează şi creşte eficienţa proceselor organizaţionale prin gestionarea inteligentă a fluxurilor de lucru şi a tuturor tipurilor de documente, indiferent de modul de intrare a acestora în sistem sau de natura lor.

BENEFICIILE UTILIZĂRII SISTEMULUI

• creşterea gradului de consistenţă, coerenţă, relevanţă şi corectitudine a datelor
• reducerea timpilor de prelucrare a datelor şi a volumului operaţiunilor de prelucrare manuală a documentelor
• existenţa unui cadru unitar de operare a datelor la nivelul întregii organizaţii
• îmbunătăţirea accesului la datele critice prin intermediul situaţiilor de raportare
• creşterea eficienţei în fundamentarea deciziilor
• optimizarea accesului în orice moment şi din orice locaţie geografică la datele de interes
• eliminarea accesului neautorizat la informaţii
• creşterea vitezei de răspuns a sistemului prin arhivarea datelor istorice şi disponibilitatea în orice moment a acestora
• folosirea unei baze de date comune de către departamentele Pregătirea fabricaţiei, Producţie, Comercial, Economic, Mecano-energetic
• creșterea vizibilității informațiilor în întreg sistemul cu asigurarea limitării accesului în funcție de responsabilitățile utilizatorilor
• proceduri de lucru sigure, rapide şi eficiente, astfel că utilizatorii pot dedica mai mult timp analizei pentru fundamentarea deciziilor
• creșterea  coerenței și corectitudinii datelor primite, procesate și transmise
• eliminarea redundanței datelor: documentele primare (NIR, Nota de predare, Bon de consum, Aviz de expediție, Factura primită de la furnizor, Factura emisa) sunt introduse o singură dată in sistem, iar informatiile aferente sunt propagate în toate modulele aplicației
• la nivel operațional se asigură controlul tuturor proceselor de business comparativ cu normele (obiectivele stabilite) şi sunt semnalate abaterile
• la nivel analitic se gestionează în timp util zona de bugetare, raportare, analiză financiară, analiză de costuri pe activități
• la nivel strategic datele se agregă nativ şi în timp real, creându-se suportul pentru managementul  strategic
• reducerea semnificativă a timpului de elaborare a documentației tehnice (gestionare corectă şi completă a informațiilor de transfer şi operare)
• urmărirea costurilor de producție în timp real pentru încadrarea în termenele şi bugetele alocate
• îmbunătăţirea fluxurilor informatice şi de management al performanţei
• imaginea relației client – producător – beneficiar (cereri de oferta, FIM-uri,  Certificate de calitate, RNC-uri, FRM-uri, FEM-uri)
• regăsirea si filtrarea datelor după criterii prestabilite, cu impact direct în creșterea productivității 
• analiza financiar-contabilă multidimensională pe: tip de activitate,  department, comenzi
• definirea şi urmărirea execuţiei bugetelor, operativitate în programarea şi urmărirea cheltuielilor
• reducerea cheltuielilor cu imprimarea documentelor datorită utilizării sistemului de management al documentelor şi fluxurilor de lucru, SIVADOC.

CONCLUZII

Sistemul informatic integrat SIVECO Applications implementat la GRIRO, adaptat cerinţelor de business specifice companiei, acoperă toate ariile de activitate şi asigură modelarea proceselor pentru eficientizarea întregii activităţi.

Sistemul poate fi replicat în companii cu activitate complexă de producţie, implementarea acestuia la o companie ca GRIRO fiind o referinţă importantă în acest sector.