Implementarea SIVECO Applications la Administraţia Porturilor Maritime Constanţa

Informatizarea - un avantaj competitiv decisiv în economia globală

Privind din perspectiva globalizării economiei mondiale, porturile moderne joacă rolul unor centre de servicii comerciale care trebuie să furnizeze un transport eficient, facilităţi tehnice adecvate şi comunicaţii la standarde internaţionale, pentru asigurarea accesului clienţilor la pieţele locale şi globale. Mai mult, ele trebuie să garanteze o mare diversitate de servicii cu valoare adăugată, porturile devenind platforme complexe de servicii, menite să garanteze, în cel mai înalt grad, satisfacţia clienţilor.

Prin informatizarea activităţilor administraţiei portuare, extinsă la nivelul întregului port, se realizează fluidizarea comunicării interdepartamentale, între diferitele departamente ale administraţiei portuare şi partenerii lor şi accesul rapid la informaţii - ceea ce recomandă extinderea sistemului la nivelul întregii comunităţi portuare, prin racordarea tuturor agenţilor portuari, a partenerilor din ţară şi străinătate - fiind dovedit faptul că în condiţiile de astăzi nu se poate opera eficient decât într-un cadru informaţional integrat.

Sistemul Informatic Integrat contribuie semnificativ la:

• ordonarea şi ritmicizarea activităţii, impusă de integrarea aplicaţiilor
• verificarea intrinsecă a fiecărei activităţi, la nivelul fluxului integrat de date din care face parte
• creşterea coerenţei şi corectitudinii datelor primite, prelucrate şi transmise
• creşterea vitezei de procesare a documentelor, eliminarea timpilor de aşteptare şi a documentelor prelucrate manual
• controlul activităţilor şi fundamentarea deciziilor la nivelul managementului pe baza indicatorilor de analiză
• control foarte riguros al accesului la date
• păstrarea datelor în deplină siguranţă, folosirea lor numai de către utilizatorii autorizaţi şi numai acolo unde este deplin justificată, şi în forma de prezentare corespunzătoare, graţie procedurilor de securitate implementate la nivel de departament, utilizator şi înregistrare

Descrierea soluţiei de implementare NEPTUN

În cadrul proiectului complex de informatizare a activităţilor Administraţiei Porturilor Maritime Constanţa, consorţiul BULL - SIVECO Romania a implementat o soluţie proprie - un sistem informatic integrat de tip ERP, bazat pe SIVECO Applications, care reprezintă un set de aplicaţii standard elaborat de SIVECO Romania pentru a răspunde cerinţelor generale ale unei societăţi comerciale.

Realizat într-o arhitectură client/server, cu utilizarea tehnologiei Oracle, acest sistem are asigurată independenţa aplicaţiilor componente faţă de platforma server pe care sunt instalate - Oracle furnizând versiuni diferite de servere de baze de date în funcţie de maşina şi de sistemul de operare dorit: IBM AS/400, HP, BULL etc.

Soluţia informatică NEPTUN constă dintr-un sistem de aplicaţii ERP cu un nivel ridicat de integrare, care acoperă în totalitate activităţile caracteristice administraţiilor portuare. Soluţia cuprinde întregul ciclu de procese caracteristice unui proiect complex, pornind de la analiza situaţiei existente la beneficiar, dezvoltarea de funcţionalităţi specifice, testarea, instalarea şi personalizarea aplicaţiilor, precum şi monitorizarea componentelor software integrate.

Sistemul Informatic Integrat de tip ERP, realizat de consorţiul Bull - SIVECO Romania pentru administraţiile portuare, cuprinde aplicaţii destinate informatizării următoarelor tipuri de activităţi:

• Activitatea Portuară: Managementul traficului maritim şi fluvial (nave, sosiri, manevre, plecări), traficul de mărfuri, evenimente în port
• Financiar - Contabilitate: Gestiunea Financiară, Contabilitatea Financiară, Contabilitatea de Gestiune, Bugete, Mijloace fixe, Obiecte de Inventar
• Comercial: Contracte, Litigii, Deconturi nave, Deconturi chirii, Facturare
• Mentenanţă: Întreţinere/reparaţii echipamente, Intreţinere infra- şi supra-structură, Interfaţa cu pachete de Calcul Devize, Stocurile de materiale pentru întreţinere/reparaţii, Aprovizionarea materialelor pentru întreţinere/reparaţii, Urmărirea consumurilor de combustibili pentru nave şi centrale termice
• Servicii: Servicii de refurnizare comunicaţii, energie electrică, energie termică, apă, Servicii diverse, Gestiunea generală a stocurilor, Gestiunea generală a aprovizionării, Interfaţa GIS
• Investiţii: Planuri de investiţii, Achiziţii publice (lucrări de investiţii, achiziţii utilaje, lucrări de reparaţii), Gestiunea devizelor de lucrări
• Resurse Umane, Salarizare: Evidenţa salariaţilor, Recrutare, Evaluarea de performanţe, Şcolarizare, Centrul de evaluare, Salarizare
• Controlul Accesului: Gestiunea informaţiei de acces în port
• E-mail: Gestiunea poştei electronice, Înregistrarea informaţiilor sursă/destinaţie
• Sistemul Informaţional pentru Management: Analiza indicatorilor financiar - contabili, Analiza comenzilor pentru aprovizionare, Analiza disponibilităţii echipamentelor şi costurilor reparaţiilor, Analiza realizării investiţiilor, Analiza traficului portuar

Avantajele utilizării soluţiei informatice NEPTUN

Utilizarea soluţiei informatice NEPTUN contribuie semnificativ la eficientizarea activităţilor, atât la nivelul administraţiilor portuare, cât şi al agenţilor economici portuari.

Argumentele cele mai convingătoare sunt beneficiile cunatificabile, ele oferind ordine de mărime care pot fi ilustrate la nivelul fiecărui tip de activitate. Desigur că introducerea sistemului informatic aduce pe lângă avantaje ce pot fi cuantificate (în termeni valorici, procentuali, de timp) şi certe beneficii necuantificabile, generice, a căror importanţă nu poate fi neglijată.

Lansarea soluţiei NEPTUN

În toamna anului 1998, Grupul Bull împreună cu partenerii SIVECO Romania SA Datek Telecom SA şi CRESCENDO International, a demarat proiectul Sistemului Informatic Integrat NEPTUN în cadrul Administraţiei Porturilor Maritime Constanţa (APMC), unul dintre cele mai mari şi mai complexe sisteme informatice integrate dezvoltate până în prezent în România. Denumit NEPTUN, acest sistem a creat premisele ca Administraţia Portuară să aibă acces în timp real la toate datele privind traficul portuar - fapt ce constituie baza unui management eficient şi de calitate, precum şi a unei strategii ample de dezvoltare.

Prin poziţia sa geostrategică, Portul Constanţa reprezintă o legătură vitală între Europa şi Asia Centrală, fiind o interfaţă între comercianţii europeni şi pieţele asiatice.

Portul Constanţa a oferit dintotdeauna un traseu imediat şi atractiv din punctul de vedere al costurilor, atât pentru România cât şi pentru ţările din Europa Centrală şi de Est. Odată cu crearea Canalului Rin-Dunăre şi cu deschiderea către CSI prin partea de Est a Mării Negre şi Mării Caspice, Constanţa a devenit principalul port care poate deservi în mod eficient atât piaţa est-europeană cât şi pe cea a Europei Centrale.

Un pas important în transpunerea în practică a ambiţioasei strategii de transformare a Portului Constanţa în Poarta de Est a Europei l-a reprezentat şi implementarea Sistemului Informatic Integrat de Management al APMC. Strategia care vizează transformarea Constanţei în Poarta de Est a Europei urmăreşte ca Portul Constanţa să devină punctul de joncţiune între pieţele din Caucaz, Asia Centrală şi Europa, şi o punte de apă între ţările din jurul Mării Negre şi coridorul Dunării.

Proiectul a inclus conceperea, dezvoltarea, instalarea, configurarea şi implementarea unei soluţii complete (servere si staţii de lucru, reţele şi aplicaţii informatice). Au fost instalate 2 servere în cluster NSPF (no single point of failure), reţele complementare (fibră optică, cablare structurată, transmisii radio), incluzând echipamentele necesare unei conexiuni permanente de bună calitate între toate posturile de lucru (routere, switch-uri, bridge-uri etc.), peste 200 de staţii de lucru performante, un sistem de gestiune a bazei de date Oracle, sisteme de operare şi aplicaţii în concordanţă cu specificaţiile tehnice.

Sistemul Informatic Integrat implementat acoperă o arie largă de business definită prin 850 de procese.

Proiectul a început cu un plan foarte riguros elaborat, în care s-a realizat o analiză foarte amănunţită a activităţilor desfăşurate în cadrul Administraţiei Porturilor Maritime Constanţa, concretizată în definirea a 287 activităţi curente şi 868 proceduri de lucru. Transpunerea acestor activităţi şi proceduri în aplicaţii informatice s-a făcut prin realizarea a 17 aplicaţii informatice integrate incluzând 168 module cu functionalităţi complexe.

Pentru fiecare aplicaţie au fost instruite, şcolarizate şi testate persoanele implicate în utilizarea aplicaţiilor, gestionarea sistemului integrat şi managementul APMC.

În perioada implementării Sistemului Integrat în APMC, Bull şi SIVECO Romania au făcut numeroase recomandări pertinente pentru modificarea procedurile interne, care au contribuit, atât la creşterea performanţei sistemului, cât şi la o mai bună organizare a activităţilor specifice APMC.

Iată câteva dintre beneficiile constatate după un an de la intrarea în producţie a sistemului informatic integrat la APMC:

• EFICIENŢĂ: Obţinerea unor certe avantaje economice care asigură realizarea unor performanţe superioare în activitatea companiei
• SIGURANŢĂ: Posibilitatea de actualizare în timp real şi de access on-line la buletinele informative despre mişcările navelor în port, în format electronic
• RAPIDITATE: Capacitatea de a dispune în orice moment, de orice situaţie centralizatoare, din baza de date consistente la nivel APMC
• CONTROLUL CHELTUIELILOR: Cumularea automată a tuturor prestaţiilor efectuate pentru o navă de către sucursalele APMC şi eliberarea unei singure facturi. Totodată asigurarea unui control permanent realizat prin sistem permite reducerea cheltuielilor neproductive şi luarea de măsuri eficiente şi la momentul oportun şi care constituie, din acest punct de vedere, unul din beneficile majore ale sistemului
• RIGOARE şi PROMPTITUDINE: Operarea corectă şi ritmică a datelor în sistem permite efectuarea promptă a închiderilor de perioade pentru contabilitate, gestiunile de magazii, contabilitatea de gestiune, gestiunea mijloacelor fixe - practic instantaneu cu introducerea ultimelor date şi tranzacţii

La aproape un an de la inaugurarea sistemului informatic integrat al APMC consorţiul format din SIVECO Romania şi Bull România a realizat şi portalul acestei organizaţii. El reprezintă o sursă esenţială de informaţii, de interes atât pentru membrii comunităţii portuare Constanţa, prin informaţiile specifice activităţii portuare oferite, cât şi pentru alţi vizitatori, prin informaţiile de marketing, informaţiile generale şi statisticile prezentate.

Portalul se doreşte a fi unul dintre principalele instrumente de promovare a portului Constanţa - pentru companii româneşti sau din străinătate interesate să desfăşoare activităţi în portul Constanţa.

În fiecare moment, "navigând" prin paginile portalului, vizitatorii beneficiază de cele mai noi date şi informaţii referitoare la APMC şi la activitatea portuară.

Informaţiile publice, de interes general, includ prezentări ale facilităţilor disponibile în port (echipamente, infrastructură, servicii etc.) precum şi statistici generale, de exemplu referitoare la cantităţile de marfă care tranzitează anual prin port.

Informaţiile utile comunităţii portuare sunt diverse şi încearcă să acopere toate nevoile unui membru al acestei comunităţi.