PRIMĂRIA MUNICIPIULUI BUCUREŞTI

Sistem informatic integrat pentru managementul activităţilor din Primăria Municipiului Bucureşti

Pentru eficientizarea activităţilor şi modernizarea serviciilor oferite locuitorilor municipiului Bucureşti, în cadrul Sistemului Informatic Integrat, Primăria Municipiului Bucureşti, a implementat și componentele oferite de către Sistemul Informatic Integrat SIVECO Applications.

Premise

Schimbările profunde intervenite în România în ultimii 16 ani au condus la necesitatea eficientizării activităţii Primăriei Municipiului Bucureşti pentru a asigura, atât îndeplinirea cerinţelor şi asteptărilor cetăţenilor şi comunităţii locale, cât şi respectarea tuturor reglementărilor şi prevederilor legale aplicabile. Primăria Municipiului Bucureşti este organizată şi funcţionează potrivit prevederilor Legii administraţiei publice locale nr. 215/2001 şi în conformitate cu hotărârile Consiliului General al Municipiului Bucureşti.

Astfel, a apărut necesitatea realizării unui Sistem Informatic Integrat care să gestioneze în mod unic toate categoriile de date şi informaţii existente în Primăria Municipiului Bucureşti, să răspundă cerinţelor definite de oricare din compartimente şi să asigure informarea corectă, completă şi în timp util a factorilor de decizie.

SIVECO Romania dezvoltă şi implementează soluţii informatice pentru diverse domenii de afaceri. Sistemul Informatic Integrat SIVECO Applications, destinat managementului total al informaţiilor dintr-o instituţie, este construit într-o arhitectură client/server, iar suportul software pe care este dezvoltat este oferit de firma Oracle.

Etapele proiectului de implementare

Imediat după semnarea contractului (sfârşitul lunii iunie 2003), la foarte scurt timp, a avut loc şedinţa de deschidere a proiectului şi s-au demarat toate activităţile necesare finalizării cu succes a implementării Sistemului Informatic Integrat SIVECO Aplications.

S-au stabilit echipele de proiect atât din partea beneficiarului, cât şi din partea furnizorului. Proiectul a început cu analiza proceselor din toate direcţiile din PMB implicate în lucrul cu sistemul. Membrii echipei SIVECO Romania, împreună cu utilizatorii finali, au analizat, pe domenii de activitate, procesele desfăşurate în cadrul instituţiei, alături de ce informaţii erau necesare sistemului informatic existent şi ce rezultate se obţineau din acesta. După culegerea tuturor datelor s-a întocmit documentul de analiză în care s-au descris procesele existente în fiecare departament, s-au realizat diagramele fluxurilor de date, s-au identificat cerinţele pentru fiecare proces.

Validarea documentului de analiză de către beneficiar a fost urmată de instalarea componentelor contractate şi realizarea specificaţiilor de import. Pe baza acestor specificaţii, s-au importat în baza de date a sistemului SIVECO Applications date din sistemul informatic folosit până atunci. Importul s-a făcut în două baze de date: baza de TEST şi baza de PRODUCŢIE. Datele din baza de TEST au fost folosite în următoarea etapă a implementării sistemului, şi anume şcolarizarea utilizatorilor finali.

Fiecare curs a tratat una sau mai multe componente ale produsului, grupate după funcţionalităţi. În perioada şcolarizării, utilizatorii s-au familiarizat cu interfeţele componentelor sistemului integrat, şi-au regăsit datele, astfel încât funcţionalităţile sistemului au fost înţelese şi însuşite cu mare uşurinţă. Au fost şcolarizaţi utilizatori din cadrul Direcţiei Buget, Direcţiei Financiar-Contabilitate, Direcţiei Urbanism şi Amenajarea Teritoriului, Direcţiei Investiţii, Direcţiei Administrativ Transport, Direcţiei Venituri, Direcţiei Achiziţii Concesionari Contracte, Direcţiei Resurse Umane, Direcţiei Managementul Creditelor Externe, Direcţiei Sisteme Informatice - aproximativ 200 de persoane.

După şcolarizarea utilizatorilor finali şi a personalului IT, s-a început lucrul, pentru o perioadă de timp, în paralel cu vechiul sistem, în cursul anului 2004 trecându-se pe baza de lucru de productie.

Făcând abstracţie de volumul mare de date, implementarea componentelor sistemului s-a făcut în paralel, începând cu Managementul Financiar-Contabil, Managementul Bugetelor, Managementul Salarizării Personalului şi Managementul Resurselor Umane, apoi cu Managementul Mijloacelor Fixe şi al Obiectelor de Inventar, Managementul Stocurilor şi al Aprovizionării, Managementul Contractelor, Managementul Investiţiilor, pentru ca, în faza finală, să se implementeze Sistemul Informaţional pentru Management (SIM) - SIVECO Business Analyzer.

Beneficiile obţinute de Primăria Municipiului Bucureşti prin utilizarea sistemului informatic integrat

Implementarea Sistemului Informatic Integrat SIVECO Applications la PMB a oferit utilizatorilor săi următoarele avantaje:

• ordonarea şi ritmicizarea activităţii, impusă de integrarea aplicaţiilor
• creşterea coerenţei şi corectitudinii datelor primite, prelucrate şi transmise
• prin utilizarea sistemului a scăzut volumul de muncă depus pentru realizarea evidenţelor contabile şi emiterea documentelor datorită uşurinţei în exploatare
• efectuarea rapidă a închiderilor de perioade pentru magazii şi contabilitate
• urmărirea mai eficientă, cu posibilitatea controlului permanet a termenelor de livrare, facturare şi încasare pe contractele încheiate cu beneficiarii
• controlul activităţilor şi fundamentarea deciziilor la nivelul managementului pe baza indicatorilor de analiză
• controlul costurilor, ceea ce a permis reducerea cheltuielilor neproductive şi luarea unor măsuri eficiente în timp util
• siguranţa datelor, folosirea informaţiilor din sistem numai de către utilizatorii autorizaţi
• obţinerea de situaţii de raportare sintetice şi operative
• mecanism de raportare flexibil

Perspective

Colaborarea dintre PMB şi SIVECO Romania a fost şi este în continuare benefică pentru ambele instituţii. Prin implementarea Sistemului Informatic Integrat SIVECO Applications, PMB şi-a atins unul din principalele obiective organizaţionale: eficientizarea activităţilor din cadrul instituţiei, care va contribui la creşterea calităţii serviciilor - aspect extrem de important deoarece acestea sunt destinate cetăţeanului.

Produsele furnizate de SIVECO Romania gestionează eficient activitatea financiar-contabilă, controlul asupra mijloacelor fixe şi obiectelor de inventar, stocurile şi achiziţiile; de asemenea, sistemul oferă managementului, prin componenta SIVECO Business Analyzer, posibilitatea de evalua şi controla activităţile pe care le subordonează şi de a-şi stabili politicile şi strategiile optime pentru un management eficient.

De asemenea, şcolarizarea utilizatorilor pentru folosirea sistemului şi asistenţa tehnică din partea echipei SIVECO Romania pe toată durata implementării proiectului a prevenit apariţia oricăror probleme legate de funcţionarea sistemului, cu atât mai mult cu cât este vorba de un volum foarte mare de date.

Pentru SIVECO Romania, implementarea componentelor Sistemului Informatic Integrat SIVECO Applications la o instituţie cum este Primăria Capitalei, constituie o referinţă importantă a companiei în domeniul administraţiei şi serviciilor publice. Prin furnizarea unor produse bazate pe tehnologii de ultimă oră şi implementarea acestora cu succes, SIVECO Romania a demonstrat încă o dată faptul că este o companie care are drept principiu fundamental satisfacţia clienţilor săi prin furnizarea de produse si servicii de înaltă calitate şi profesionalism.