Soluţii Enterprise Application Suite (EAS) eficiente şi flexibile pentru furnizorii de utilităţi

Perspectivele sectorului de utilităţi din România

Noile cerinţe în domeniul dezvoltării durabile au determinat statele lumii să își pună problema eficientizării sectorului de utilităţi, conştientizând importanţa acestuia pentru confortul și calitatea vieţii cetăţenilor. Ca parte a Uniunii Europene, România are în vedere consolidarea unui cadru concurenţial care urmăreşte reducerea costurilor și furnizarea de servicii de calitate la preţuri echilibrate, în condiţii de eficienţă economică și protecţie a mediului înconjurător.

Mai mult decât atât, România a adoptat o politică a sectorului de utilităţi transpusă în investiţii, reorganizare şi restructurare, astfel că privatizarea utilităţilor publice din România devine sursa competiţiei acestui sector prin raportarea la criterii de management superior și tehnologii moderne.

Industria de profil din România conștientizează astfel necesitatea instrumentelor care să contribuie la creşterea operativităţii și randamentului, a calităţii și siguranţei serviciilor oferite. Furnizorii de utilităţi din România încep să se orienteze spre solicitările consumatorilor şi spre exigenţele în creştere ale acestora, în condiţiile în care calitatea și transparenţa serviciilor devin tot mai importante.

În acest context, soluţiile informatice de gestiune și eficientizare a activităţii specifice acestui sector, devin esenţiale pentru alinierea la standardele și normele europene, dar şi pentru îndeplinirea cerinţelor clienţilor privind raportul calitate-preţ al serviciilor.

Expertiza SIVECO Romania în domeniul utilităţilor

SIVECO Romania și-a dezvoltat în permanenţă soluţiile, adaptându-le la specificul activităţii desfășurate de furnizorii de utilităţi (gaz, apă potabilă, apă caldă, agent termic, energie electrică)  pentru consumatori casnici, asociaţii de consum şi persoane juridice, la nivelul localităţilor.

Pentru a răspunde cerinţelor specifice ale acestui sector, am dezvoltat o aplicaţie dedicată, de Management al Facturării de Utilităţi, având ca obiectiv prioritar eficientizarea activităţilor de evidenţă a facturării şi încasării, la nivelul unui număr foarte mare de clienţi.

Numeroşi furnizori de servicii în domeniul distribuţiei de gaz, apă potabilă, apă caldă, energie electrică sau agent termic, privaţi sau publici, din întreaga ţară, au ales pachetul informatic integrat SIVECO Applications.

Printre aceştia se află:

• ACET Suceava
• APA SERV Valea Jiului Petroşani
• Compania de Utilităţi Publice Brăila
• Congaz Constanţa
• Gaz Sud Bucureşti
• Grup Dezvoltare Reţele Bucureşti
• URBAN București
• Colterm Timișoara
• ELCEN București
• ELCEN București, Sucursala Constanţa
• Complexul Energetic Hunedoara SA - Sucursala Electrocentrale Paroşeni
• ENET Focșani
• HIDROELECTRICA-SERV, Sucursala pentru Reparaţii şi Servicii Haţeg
• HIDROELECTRICA-SERV, Sucursala pentru Reparaţii şi Servicii Porţile de Fier
• Termoelectrica Bucureşti, sucursala Brăila

Soluţii complete pentru nevoile specifice ale furnizorilor de utilităţi

Companiile furnizoare de utilităţi se caracterizează printr-un număr ridicat de clienţi, locaţii cu mare dispersare teritorială și modalităţi diferite de facturare şi încasare a taxelor pentru serviciile prestate. Calitatea serviciilor prestate depinde astfel, în mod direct, de eficienţa gestiunii resurselor interne și are un efect imediat asupra imaginii societăţii în rândul consumatorilor individuali și corporatiști.

SIVECO Applications este un sistem integrat care gestionează dinamic procesele specifice furnizorilor de utilităţi, oferind control total şi acces în timp real la informaţii actuale și corecte, pentru creşterea perfomanţei şi eficienţei companiilor.

Avantajele utilizării SIVECO Applications

• Standardizarea procedurilor de lucru
• Consolidarea structurilor de date
• Reducerea birocraţiei şi creșterea operativităţii
• Accesul la informaţii în mod direct, rapid şi securizat
• Generarea unui număr foarte mare de facturi (de ordinul zecilor sau chiar sutelor de mii) şi tipărirea rapidă a acestora
• Introducerea sau modificarea formulelor utilizate pentru calculul consumurilor chiar în interfaţă, de către utilizatorul final
• Calcul de penalităţi, înregistrarea automată şi tipărirea explicaţiilor acestora
• Posibilitatea externalizării tipăririi şi încasării facturilor
• Încasarea automată a gratuităţilor, chiar la emiterea facturilor
• Monitorizarea consumurilor, gestionarea costurilor, stabilirea bugetelor
• Evidenţa exactă a consumurilor pe fiecare client în parte, la nivel de locaţie de consum
• Gestionarea situaţiilor de avarie şi urmărirea intervenţiilor
• Rezolvarea rapidă şi interactivă a cererilor consumatorilor
• Gestiunea eficientă a contractelor încheiate cu beneficiarii serviciilor
• Optimizarea resurselor şi reducerea reală a costurilor interne
• Oferirea istoricului complet al relaţiei furnizor – client, cu detalii privind citirile de contori, consumurile calculate, tarifele aplicate, facturile emise, încasările efectuate, sesizările primite
• Integrare cu sisteme GIS
• Integrare cu sisteme SCADA
• Integrarea cu sistemul de management al documentelor SIVADOC
• Notificarea automată, prin e-mail, a utilizatorilor, cu privire la scadenţe sau alte informaţii de interes
• Creşterea încrederii consumatorilor individuali în furnizorii de utilităţi.

Componentele sistemului informatic dedicat sectorului de utilităţi

Numeroasele proiecte derulate de SIVECO Romania în sectorul de utilităţi au condus la construcţia unui pachet standard de soluţii, achiziţionat de majoritatea beneficiarilor:

• Managementul Financiar – Contabil
• Managementul Mijloacelor Fixe și al Obiectelor de Inventar
• Managementul Bugetelor
• Managementul Resurselor Umane
• Managementul Salarizării Personalului
• Managementul Stocurilor
• Managementul Achiziţiilor
• Managementul Mentenanţei
• Managementul Facturării de Utilităţi
• Managementul Contractelor
• Managementul Contabilităţii de Gestiune
• Managementul Investiţiilor
• Managementul Fluxurilor de Numerar
• Managementul Litigiilor
• SIVGIS – Managementul Informaţiei Geografice
• SIVECO Business Analyzer – Sistem Informatic de Management.

Proiecte de succes

Congaz Constanţa

Descrierea proiectului: Implementarea unui Sistem Informatic Integrat care să gestioneze în mod unic toate categoriile de date și informaţii din companie, să răspundă cerinţelor definite de departamente, să asigure informarea corectă, completă și în timp util a factorilor de decizie și realizarea unei relaţii foarte bune furnizor - client.

Componente implementate: Managementul Facturării de Utilităţi, Managementul Financiar-Contabil, Managementul Mijloacelor Fixe și al Obiectelor de Inventar, Managementul Contabilităţii de Gestiune, Managementul Resurselor Umane şi Salarizării, Managementul Bugetelor, Managementul Investiţiilor, Managementul Stocurilor, Managementul Achiziţiilor, Managementul Mentenanţei, Managementul Transporturilor, Managementul Contractelor, Managementul Fluxurilor de Numerar, SIVECO Busines Analyzer, Managementul documentelor SIVADOC.

Rezultate obţinute prin implementarea Sistemului Informatic Integrat SIVECO Applications:

• Atingerea unuia dintre principalele obiective organizaţionale: eficientizarea activităţilor din cadrul instituţiei, cu efecte asupra creşterii calităţii serviciilor destinate cetăţenilor și societăţilor comerciale
• Gestionarea eficientă a activităţii financiar-contabile, controlul asupra mijloacelor fixe şi obiectelor de inventar, asupra stocurilor şi aprovizionării;
• Evaluarea şi controlul activităţilor,  stabilirea politicilor şi strategiilor prin componenta SIVECO Business Analyzer dedicată managementului
• Gestionarea și urmărirea datelor referitoare la clienţi, de la solicitarea de abonare până la racordarea la conducta de gaze, punerea în funcţiune a branșamentului și furnizarea efectivă
• Gestionarea și urmărirea datelor tehnice ale fiecărui branșament deţinut de client, a avizelor necesare realizării branșamentului, precum și a datelor de natură cronologică privind stadiul unui branșament
• Gestionarea și urmărirea datelor referitoare la firmele prestatoare de servicii de racordare, precum și corespondenţa acestora cu clienții pentru care au fost efectuate
• Configurarea și listarea de documente precum contracte încheiate cu clienții, înștiinţări, notificări, fișe, pe baza datelor înregistrate în aplicaţie
• Preluarea automată a datelor comune de la un tip de contract la altul pentru același client.

Urban SA București

Descrierea proiectului: Procesul de modernizare a societăţii URBAN SA a început odată cu implementarea unui sistem de management integrat certificat de către TÜV Rheinland Berlin Brandenburg România, membră a prestigioasei firme germane TÜV Rheinland Berlin Brandenburg, şi a fost continuat cu implementarea sistemului informatic integrat SIVECO Applications.

Componente implementate:  a fost dezvoltat pachetul standard pentru utilităţi, căruia i s-au adăugat componentele Managementul Producţiei şi Managementul Transporturilor.

Managementul Producţiei, ca şi Managementul Facturării clienţilor URBAN, prezintă numeroase funcţionalităţi specifice precum:

• Elaborarea si gestionarea programelor de prestaţii prestabilite, pe baza prevederilor contractuale
• Elaborarea si gestionarea programelor de prestaţii pe bază de comandă client
• Generarea programelor zilnice de lucru şi a fişelor de lucru pentru utilaje
• Generarea şi operarea bonurilor de confirmare şi a fişelor de deplasare a containerelor
• Evidenţa activităţilor pentru sectorul stradal, atât pentru prestaţiile care se efectuează continuu, cât şi pentru cele ocazionale
• Evidenţa activităţilor pentru serviciul spaţii verzi şi servicul sortare - reciclare
• Evidenţa situaţiilor de raportare centralizată şi a indicatorilor de producţie realizaţi.

SC ACET SA Suceava

Descrierea proiectului: Odată cu schimbările organizaţionale şi necesitatea eficientizării activităţilor din cadrul SC ACET SA, pentru îndeplinirea cerinţelor clienţilor şi respectarea reglementărilor legale, a devenit esenţială implementarea unui Sistem Informatic Integrat, cu scopul de a gestiona în mod unic toate categoriile de date şi informaţii existente în societate, de a răspunde nevoilor de productivitate şi performanţă ale tuturor compartimentelor, de a asigura informarea corectă, completă şi în timp util a factorilor de decizie şi de a contribui la realizarea unei relaţii foarte bune furnizor - client.

Componente implementate: Managementul Contractelor, Managementul Facturării de Utilităţi , Managementul Resurselor Umane si al Salarizării Personalului, Managementul Stocurilor şi Aprovizionării, Managementul Investiţiilor, Managementul Mentenanţei, Managementul Mijloacelor Fixe şi al Obiectelor de Inventar, Managementul Financiar-Contabil, Sistemul Informaţional pentru Management – SIVECO Business Analyzer, Managementul Bugetelor şi Managementul Litigiilor.

Rezultate obţinute:

• Ordonarea şi ritmicizarea activităţii, creşterea coerenţei şi corectitudinii datelor
• Urmărirea eficientă, cu posibilitatea controlului permanent, a consumurilor de apă, facturarea şi încasarea  pe contractele încheiate cu beneficiarii
• Obţinerea încrederii clienţilor în privinţa corectitudinii facturilor emise
• Controlul activităţilor şi fundamentarea deciziilor la nivelul managementului pe baza indicatorilor de analiză
• Controlul costurilor, ceea ce a permis reducerea cheltuielilor neproductive şi luarea unor măsuri eficiente în timp util
• Obţinerea de situaţii de raportare sintetice şi operative, prin mecanisme de raportare flexibile.

APA SERV Valea Jiului Petroşani

Descrierea proiectului: La solicitarea Guvernului României şi a Consiliului Judeţean Hunedoara, a fost obţinut sprijinul BERD pentru realizarea unui program de investiţii ce urmărea reabilitarea şi modernizarea sistemului de alimentare cu apă şi canalizare din Valea Jiului.

APA SERV Valea Jiului Petroşani, cu rol fundamental în alimentarea cu apă şi canalizare a întregii zone Valea Jiului, şi-a informatizat activitatea prin implementarea tuturor celor 15 componente ale sistemului informatic integrat SIVECO Applications dedicate companiilor de utilităţi, inclusiv SIVECO Business Analyzer – Sistemul Informatic de Management.

Rezultate obţinute:

• integrarea cu sistemul SCADA;
• eficientizarea activităţilor din cadrul regiei, cu impact pozitiv direct asupra imaginii acesteia în rândul clienţilor săi;
• reducerea cu 20-25% a volumului de muncă manuală necesar realizării de evidenţe contabile şi emiterii de documente;
• reducerea timpului necesar evidenţei stocurilor, prin organizarea superioară a depozitelor şi includerea magazionerilor în rândul utilizatorilor finali ai sistemului;
• creşterea eficienţei gestionării clienţilor în cadrul activităţii comerciale, înjumătăţindu-se timpul de rezolvare a problemelor prin gestionarea informatizată a contractelor.

Imaginea Regiei în relaţia cu clienţii şi partenerii de afaceri a avut de câştigat prin utilizarea unor soluţii moderne: utilizarea unui sistem informatic integrat, utilizarea sistemelor de calcul de buzunar (palmtop), integrarea cu sistemul de achiziţii date (SCADA) şi cu sistemul GIS pentru managementul informaţiei geografice.

ELCEN Bucureşti, Sucursala Constanţa

Descrierea proiectului: Societatea a urmărit obţinerea acelui suport informatic care să îi eficientizeze în mod real activitatea, și a optat pentru pachetul standard de componente.
Colaborarea dintre cele două echipe de proiect, cea a furnizorului și cea a beneficiarului, a fost una dintre cele mai bune, managementul încurajând în mod constant implicarea angajaţilor din cadrul Sucursalei Constanţa pe întreaga durată a proiectului de implementare.

Complexul Energetic Hunedoara SA - Sucursala Electrocentrale Paroşeni

Descrierea proiectului: În 2003 s-au pus bazele unui proiect complex de informatizare a activităţii SE Paroșeni, prin achiziţionarea și implementarea componentelor integrate Managementul Financiar – Contabil, Managementul Mijloacelor Fixe și al Obiectelor de Inventar, Managementul Bugetelor și Managementul Salarizării Personalului. Utilizatorii finali au fost instruiţi astfel încât, la finalul implementării, toate funcţionalităţile aplicaţiilor puteau fi exploatate în beneficiul societăţii.

Observând o îmbunătăţire reală a indicatorilor de performanţă, managementul SE Paroșeni a luat hotărârea de extindere a sistemului informatic, la nivelul anului 2005, cu componentele Managementul Stocurilor, Managementul Achiziţiilor și Managementul Mentenanţei.

Reconfirmarea valorii sistemului informatic a fost făcută în anul 2011, când SE Paroşeni a trecut printr-o amplă transformare: desfiinţarea fostei sucursale SE Paroşeni, urmată de înfiinţarea unei societăţi noi - Electrocentrale Paroşeni - şi unirea acesteia cu fosta TERMOSERV Petroşani, toate acestea într-o singură zi. Schimbările organizaţionale au fost extrem de solicitante pentru toate compartimentele funcţionale ale companiei, dar au fost gestionate cu succes şi datorită capacităţii sistemului SIVECO Applications de a susţine chiar şi astfel de schimbări majore.

ENET Focșani

Descrierea proiectului: Implementarea aplicaţiilor de gestiune a  activităţii financiar – contabile, a mijloacelor fixe, stocurilor și achiziţiilor din cadrul societăţii prin implementarea componentelor de Management Financiar-Contabil, Management al Stocurilor, Management al Mijloacelor Fixe şi al Obiectelor de Inventar şi Management al Achiziţiilor. Rezultatele favorabile obţinute au condus la achiziţionarea componentei de Management al Mentenanţei, proiectul fiind finalizat cu succes.
Managementul societăţii a optat pentru un contract de întreţinere de cinci ani, urmărind exploatarea optimă a tuturor funcţionalităţilor sistemului integrat implementat.

Colterm Timișoara

Descrierea proiectului: Fostă unitate de tip SE (Sucursală Electrocentrale), Colterm Timișoara utilizează cu succes un sistem informatic integrat compus din aplicațiile specifice: Managementul Financiar – Contabil, Managementul Mijloacelor Fixe şi al Obiectelor de Inventar, Managementul Achiziţiilor, Managementul Stocurilor, Managementul Mentenanţei, Managementul Bugetelor, Managementul Resurselor Umane și al Salarizării Personalului.

Prin integrarea tuturor componentelor în cadrul unui sistem informatic flexibil și modern, societatea a obţinut acces rapid și controlat la informaţii, precum şi gestiunea facilă și coerentă a activităţilor și resurselor sale.

Fuziunea cu Calor Timișoara, distribuitor de energie termică, a impus fluxuri specifice și, în mod direct, apariţia unor noi activităţi în cadrul societăţii. Sistemul informatic integrat SIVECO Applications răspunde în mod optim cerinţelor societăţii extinse, în dezvoltările necesare, atât de ordin tehnic, cât și economic.

Termoelectrica Bucureşti, Sucursala Brăila

Descrierea proiectului: Termoelectrica Bucureşti -  Sucursala Brăila, a optat pentru pachetul standard de aplicaţii. Provocarea proiectului, finalizată cu succes, a fost reprezentată de implementarea componentei de Management al Mentenanţei, care a trebuit să răspundă tuturor cerinţelor specifice ale specialiştilor din sectorul întreţinerii de echipamente din cadrul sucursalei.

Rezultate obţinute: Utilizatorii au obţinut un sistem ce acoperă în profunzime procesele societăţii, generând astfel un spor de eficienţă și operativitate în ariile de acoperire.

Pe parcursul celor peste 10 ani de utilizare a sistemului SIVECO Applications compania s-a confruntat cu schimbări majore, cărora sistemul le-a făcut faţă cu succes:

• Trecerea personalului executant al reparaţiilor şi întreţinerilor la o nouă companie, TERMOSERV, situaţie în care sistemul a fost divizat şi adaptat cerinţelor societăţilor rezultate, funcţionând în fiecare dintre acestea
• Preluarea TERMOSERV de către sucursală, ceea ce a dus la adaptarea sistemului informatic la noile cerinţe, rezultate din unirea celor două companii.

HIDROELECTRICA-SERV, Sucursala pentru Reparaţii şi Servicii Haţeg şi Portile de Fier

Descrierea proiectului: Desprinse din Hidroelectrica odată cu externalizarea serviciilor de întreţinere și reparaţii a echipamentelor hidroenergetice, HIDROELECTRICA-SERV Haţeg şi HIDROELECTRICA-SERV Porţile de Fier au optat pentru soluţiile software de gestiune a resurselor dezvoltate de SIVECO Romania.

Prima unitate de tip HIDROELECTRICA-SERV abordată a fost cea din Haţeg, proiectul urmărind informatizarea activităţilor financiar – contabile, de aprovizionare, mentenanţă și gestiune a stocurilor, precum și de salarizare a personalului, prin componentele integrate din cadrul SIVECO Applications. Ulterior, unitatea a optat și pentru implementarea componentelor de Management al Contractelor, Management al Contabilităţii de Gestiune și SIVECO Business Analyzer.

Rezultatele obţinute:

• Gestiunea eficientă a contractelor pentru prestarea de lucrări de reparaţii și întreţinere
• Analiza riguroasă a costurilor și a veniturilor
• Aplicaţia de Management al Mentenanţei a fost astfel dezvoltată încât să asigure transpunerea costurilor în venituri, întrucât activităţile de reparaţie și întreţinere a echipamentelor se raportează în costuri, dar în cazul de faţă conduc la obţinerea de venituri pentru societate.

Succesul proiectului a fost cu atât mai mare, cu cât utilizatorii din cadrul HIDROELECTRICA-SERV Haţeg au dovedit o pregătire corespunzătoare în domeniul IT și o implicare maximă.

În urma proiectului, relaţiile dintre beneficiari și furnizor au rămas la fel de bune, managementul de la HIDROELECTRICA-SERV fiind deseori prezent în cadrul seminariilor organizate de SIVECO Romania, atât din interes constant pentru ultimele noutăţi ale domeniului cât și din dorinţa de a certifica, prin propria experienţă, calitatea soluţiilor implementate.

Concluzii

„Noul sistem propus și implementat de către SIVECO Romania ajută substanțial echipa de management. Avem datele mult mai rapid, am scapat de confuzie și noi și colegii noştri care se ocupă de colectarea si prelucrarea datelor. În plus, datele sunt la zi, putând fi utilizate prompt, fără întârzieri, acoperă o arie mai largă și se pot corela valori reprezentând diverse activități. Toate aceste facilități ajută la luarea deciziilor optime de către management. Extinderea sistemului cu module de analiză permite conducerii să studieze și să analizeze diferite variante și scenarii, având la bază informațiile existente”, concluzionează Ioan Soloi, Director Tehnic SC HIDROELECTRICA-SERV Hateg SA.

"Aria noastră de expertiză în domeniul utilităţilor se extinde, SC URBAN SA fiind cel mai important operator de salubrizare, care oferă servicii la standarde europene. Acest lucru demonstrează flexibilitatea soluţiei integrate SIVECO Applications, care se adaptează  cerinţelor oricărui tip de organizaţie şi industrie”, subliniază Irina Socol, Director General SIVECO Romania.

"Implementările de succes realizate de SIVECO Romania la ACET Suceava, ENET Focşani, S.C. Congaz S.A. Constanţa, HIDROELECTRICA-SERV Haţeg, COLTERM Timişoara, Electrocentrale Paroşeni - şi am amintit numai câţiva dintre clienţii nostri cu activităţi din sectorul utilităţilor publice - certifică expertiza SIVECO  în soluţii dedicate acestui domeniu", a declarat Sorin Dimofte, Director Vânzări şi Consultanţă Sisteme Informatice din cadrul SIVECO Romania.