VARD Tulcea

Premise

Compania VARD Tulcea a decis implementarea unei soluţii IT care să asigure suportul necesar pentru gestionarea unitară atât a documentelor nestructurate, cât şi a documentaţiei specifice activităţii companiei, cu scopul eficientizării activităţilor administrative şi de producţie.

Un factor important este reprezentat de necesitatea reducerii volumului de documente în format tipărit, care necesită avizare şi aprobare, precum şi evidenţierea blocajelor din activităţile curente, în vederea îmbunătăţirii procedurilor de lucru curente.

Modul în care un sistem informatic specializat în managementul documentelor şi fluxurilor de lucru poate contribui la eficientizarea fluxurilor se reflectă în primul rând în procesul de transformare a documentelor din format tipărit în format electronic şi în nivelul de protecţie a acestora.

Soluţia implementată în cadrul VARD Tulcea

Managementul documentelor reprezintă o operaţiune complexă, ce presupune atât cumularea documentelor, cât şi gestionarea unui set de informaţii despre conţinutul acestora, ce au relevanţă pentru organizaţie. Sunt necesare, de asemenea, realizarea unor acţiuni specifice asupra documentelor şi asigurarea controlului accesului la informaţie.

"Produsul SIVADOC, dezvoltat de SIVECO Romania, are la bază conceptul conform căruia informaţia, înregistrată şi stocată în orice formă, poate fi regăsită şi reutilizată, iar aceasta conduce la utilizarea în timp real a informaţiilor ca suport în luarea deciziilor. De altfel, SIVADOC a fost de la bun început proiectat pentru a răspunde cerinţelor de a înregistra, stoca, regăsi şi utiliza în mod electronic informaţiile din cadrul companiei. În acest fel, organizaţia beneficiară devine mai eficientă şi, în mod direct, câştigă un important avantaj competitiv pe piaţă", declară Ionuţ Arsene, Project Manager SIVADOC în cadrul SIVECO Romania pentru proiectul de implementare la VARD Tulcea.

Principalele facilităţi pe care soluţia SIVADOC le aduce beneficiarilor săi sunt legate de:

• accelerarea proceselor organizaţionale şi creşterea eficienţei prin structurarea şi standardizarea activităţii şi a fluxurilor de documente
• obţinerea unor avantaje competitive prin reducerea timpului de răspuns la solicitările clienţilor şi ale partenerilor
• gestionarea centralizată a documentelor ce generează capacitatea de monitorizare permanentă a stării acestora
• furnizarea unui instrument de management pentru urmărirea activităţilor şi a performanţelor.

Desfășurarea proiectului

Implementarea unui sistem de management al documentelor şi al fluxurilor de lucru într-o companie presupune înţelegerea în amănunt a ariei de activitate acoperite şi a modalităţii de desfăşurare a acesteia, precum și a modului în care interacţionează structurile sale organizatorice.

Din aceste motive, colaborarea excelentă între echipa SIVECO Romania şi cea a VARD Tulcea, atât din punct de vedere tehnic dar şi administrativ, a fost foarte importantă şi benefică desfăşurării în bune condiţii a proiectului.

Un aspect de importanţă majoră l-a reprezentat implicarea în permanenţă a personalului Serviciului AQ al VARD Tulcea în organizarea implementării şi în urmărirea acesteia.

La debutul proiectului, s-au stabilit echipele de proiect atât din partea beneficiarului, cât şi din partea furnizorului. Echipa de proiect din partea SIVECO Romania a fost formată din specialişti din cadrul departamentelor de implementare şi de dezvoltare SIVADOC, managerul de proiect şi un responsabil pentru asigurarea calităţii.

Din partea VARD Tulcea, echipa de proiect include membrii Serviciului AQ şi responsabili din cadrul Serviciului IT.

Etapele de desfăşurare a proiectului:

• analiza documentelor utilizate şi a proceselor organizaţionale
• instalarea şi configurarea sistemului SIVADOC în sediul VARD Tulcea
• instruirea în vederea utilizării sistemului de management al documentelor şi fluxurilor de lucru SIVADOC pentru 50 de utilizatori
• asistenţă tehnică în utilizare.

Beneficii

Sistemul Informatic de Management al Documentelor şi al fluxurilor de lucru SIVADOC reprezintă sistemul informaţional care permite controlul, organizarea, accesul şi publicarea documentelor şi informaţiilor vitale ale companiei într-un mod rapid, uşor şi precis.

Acest sistem permite obţinerea de informaţii reale, corecte, complete şi integrate din activitatea curentă a departamentelor din cadrul VARD Tulcea.

Implementarea sistemului de management al documentelor şi al fluxurilor de lucru SIVADOC în cadrul VARD Tulcea a adus următoarele beneficii:

• reducerea timpilor necesari regăsirii documentelor, aceşti timpi scăzând în anumite cazuri de la câteva zeci de minute sau chiar ore la câteva secunde
• gestionarea centralizată, standardizarea pe baza şabloanelor, înregistrarea, căutarea şi regăsirea documentelor specifice etapei de Proiectare: Documente de proiectare (PE/PT), Teme proiectare
• gestionarea centralizată, înregistrarea şi urmărirea pe fluxuri de lucru a documentelor specifice etapei de pregătire a Fabricaţiei: Specificaţii aprovizionare, Instrucţiuni Tehnologice Specifice
• gestionarea centralizată, înregistrarea pe Comenzi şi urmărirea pe fluxuri de lucru a documentelor specifice etapei de Urmărire a Fabricaţiei: Inspecţii CTC, Inspecţii Client-Clasă, Fişe de modificare
• gestionarea centralizată şi înregistrarea documentelor de Metrologie: Note interne de programare
• gestionarea centralizată a formularelor specifice şi a procedurilor privind Sistemul de Management al Calităţii implementat în cadrul VARD Tulcea
• facilitarea avizării şi urmăririi documentelor de Achiziţii prin gestiunea Referatelor de Achiziţii pe fluxul electronic de avizare şi aprobare; pe baza unui raport de căutare, persoanele responsabile pot urmări stadiul Achiziţiilor efectuate în cadrul VARD Tulcea
• îmbunătăţirea colaborării angajaţilor prin furnizarea unor instrumente de partajare de date, prin gestionarea structurată şi centralizată a datelor
• diseminarea documentelor de interes general în cadrul companiei (decizii, note, protocoale de interes general) pe fluxul de comunicare generală
• îmbunătăţirea securităţii prin controlul accesului la documente, pe baza unor drepturi de acces stabilite pe mai multe niveluri - în funcţie de rolul organizaţional al fiecărui utilizator
• impunerea respectării de către toţi angajaţii a procedurilor de procesare a documentelor.