Managementul Documentelor şi Fluxurilor de Lucru - SIVADOC

SIVADOC

Managementul Documentelor şi Fluxurilor de Lucru - SIVADOC

SIVADOC rezolvă problemele critice ale companiilor privind arhivarea electronică, workflow-ul, indexarea, căutarea, securitatea, administrarea şi integrarea documentelor.

SIVADOC oferă o platformă comună care unifică procesele şi informaţia, în scopul fluidizării circuitului documentelor, facilitării accesului la informaţii, dar, totodată, şi al protejării împotriva accesului neautorizat. Reunind funcţionalităţi complexe, SIVADOC normează, într-un mod ordonat şi controlat, monitorizarea, securitatea, circulaţia şi arhivarea tuturor documentelor din activităţile curente ale organizaţiilor.

Potrivit companiilor de cercetare, 80% dintre angajaţi consumă în medie 30 de minute pe zi căutând informaţii, în timp ce 60% consumă o oră sau mai mult recreând documente care există deja. Prin folosirea unei soluţii informatizate a documentelor, gradul de îmbunătăţire a activităţii creşte cu cel puţin 50%, iar aprobarea documentelor se reduce de la săptămâni la ore.

Experienţa SIVECO Romania de implementare a soluţiei proprii SIVADOC în diverse tipuri de organizaţii a evidenţiat o reducere a timpului de comunicare în medie cu 70-80%, precum şi o diminuare consistentă a timpului cheltuit cu realizarea diverselor rapoarte de activitate.

Prin intermediul SIVADOC, toate informaţiile sunt accesibile direct din sistemul informatic, oferindu-se inclusiv facilităţi de sintetizare a informaţiei.

Implementarea SIVADOC la nivelul organizaţiei va conduce la creşterea calităţii procesării documentelor, la reducerea arhivei fizice de documente şi a spaţiului de stocare a acesteia.

Beneficiarii direcţi ai îmbunătăţirii fluxurilor interne de comunicare a informaţiilor vor fi în egală măsură organizaţia în sine, prin creşterea eficienţei operaţionale şi scăderea costurilor de procesare a documentelor, dar şi clienţii acesteia, care vor fi beneficiarii unor servicii mai eficiente şi a unei comunicări mai bune.

Facilităţi

  • Managementul documentelor
  • Arhivarea documentelor
  • Generarea documentelor în formate standardizate
  • Regăsirea facilă a documentelor
  • Integrarea cu sisteme de mesagerie electronică (e-mail) şi sisteme de management al mesajelor fax
  • Integrarea cu aplicaţiile Microsoft Office şi integrarea în mediul de lucru Microsoft Windows
  • Managementul fluxurilor de lucru şi urmărirea activităţilor desfăşurate în cadrul organizaţiei
  • Mecanisme de asigurare a securităţii accesului la informaţii
  • Mecanisme de administrare
  • Flexibilitate

Beneficii

  • Accelerarea şi creşterea eficienţei proceselor organizaţionale prin transmiterea documentelor în format electronic
  • Reutilizarea informaţiei existente în organizaţie
  • Nevoia de a interacţiona cu alte organizaţii la acelaşi nivel tehnologic şi adaptarea la cerinţele tehnologice ale partenerilor şi concurenţilor
  • Promovarea unei imagini consistente şi coerente prin utilizarea documentelor standardizate
  • Alinierea la tendinţele actuale internaţionale şi pregătirea infrastructurii informatice pentru certificarea calităţii activităţii desfăşurate